Archiwizacja i digitalizacja

Archiwizacja akt i dokumentów

Uporządkowanie dokumentacji polegające na dokonaniu jej klasyfikacji rzeczowej oraz kwalifikacji archiwalnej w oparciu o obowiązujące przepisy w tym zakresie, dokonanie podziału porządkowanych akt na komórki organizacyjne oraz kategorię archiwalną. Uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji oraz umieszczenie jej w teczkach lub kopertach bezkwasowych, całość spakowana do pudeł archiwizacyjnych. W dalszej kolejności wykonanie opisu teczek i pudeł archiwizacyjnych, przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych (zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej).

W szczególności:

• Oddzielenie dokumentacji, której termin okresu przechowywania minął od akt przeznaczonych do dalszego przechowywania
• Kwalifikowanie dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych , zgodnie z obowiązującymi przepisami
• Segregacja, porządkowanie i opracowanie akt według komórek organizacyjnych,
• Klasyfikacja dokumentacji w układzie według rzeczowego wykazu akt
• Sporządzenie spisów zdawczo odbiorczych dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
• Wystąpienie do właściwego miejscowo Archiwum Państwowego – Archiwum Narodowego z wnioskiem o zgodę na wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
• Nadzorowane zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej

Ponadto, w przypadku jednostek organizacyjnych będących pod bezpośrednim nadzorem Archiwum Państwowego, oferujemy pomoc przy realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez Archiwum Państwowe.

Digitalizacja, skanowanie ksiąg i dokumentów

Zakres naszych kompleksowych usług obejmuje:

• przygotowanie dokumentów do skanowania, w tym m.in.:
  • wyjęcie z pudeł, segregatorów lub koszulek, usunięcie zszywek i adnotacji (żółtych karteczek)
  • wyprostowanie dokumentów
• skanowanie, czyli utworzenie obrazów dokumentów z dokumentów papierowych w wersji:
  • jedno i dwustronnej z opcją usuwania niezadrukowanych stron
  • do obrazów czarno-białych, kolorowych i w odcieniach szarości
  • z różną rozdzielczością i do różnych formatów plików (tiff, jpg, pdf, itp.)
• indeksowanie – opisywanie obrazów dokumentów wymaganymi informacjami, które mogą być pozyskiwane:
  • z treści dokumentu w sposób automatyczny (rozpoznawanie OCR pisma drukowanego)
  • kontekstowo, czyli automatycznie na podstawie dowolnej frazy lub konkretnego wyrazu
  • ręcznie (pismo ręczne lub gdy dokumenty papierowe są złej jakości)
  • istnieje możliwość rozpoznawania całej treści dokumentu w celu tworzenia dowolnych struktur np. w celu odwzorowania ułożenia dokumentów w segregatorze i teczkach

Bezpieczeństwo danych jest priorytetem w procesie digitalizacji, co zapewnia ochronę przed zagubieniem lub zniszczeniem dokumentów. Zabezpieczenie dostępu do poufnych informacji odbywa się poprzez zaawansowane systemy szyfrowania i autoryzacji użytkowników.

Przygotowanie dokumentów do skanowania obejmuje usunięcie zszywek, spinaczy oraz innych elementów mogących zakłócić ten proces. Naprawa uszkodzonych lub zniszczonych dokumentów jest niezbędna, aby zapewnić ich czytelność po zeskanowaniu. Kategoryzacja według ustalonych kryteriów ułatwia późniejsze zarządzanie cyfrowymi kopiami. Wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania jest kluczowy dla skutecznego skanowania dokumentacji. Dobór skanerów o odpowiedniej rozdzielczości i wydajności zapewnia wysoką jakość zeskanowanych obrazów. Wykorzystanie oprogramowania OCR do rozpoznawania tekstu oraz systemów do zarządzania zeskanowanymi dokumentami optymalizuje cały proces digitalizacji.

Dezynfekcja ksiąg akt i dokumentów

Wykonujemy dezynfekcję ksiąg, akt i dokumentów tylko w połączeniu z innymi usługami świadczonymi przez naszą pracownię.